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Centre de ressources Einvoi

Guides pratiques sur la facturation
et le contrôle des factures

Comprenez la réforme de la facturation électronique, sécurisez vos factures fournisseurs et résolvez les erreurs avant le paiement ou la clôture.

Les guides Einvoi réunissent des réponses directes, des exemples, des checklists, des tableaux et des sources officielles pour les TPE, PME, ETI et grandes entreprises.

Réforme et transmission

Réforme 2026 et Plateformes Agréées

Maîtrisez le calendrier, les obligations et les choix de plateforme. Préparez votre organisation selon sa taille, ses flux et ses partenaires.

Réforme et transmission

Facturation électronique 2026 : ce que votre entreprise doit préparer

Toutes les entreprises concernées devront pouvoir recevoir des factures électroniques au 1er septembre 2026. L’émission devient obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

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Réforme et transmission

Contrôle automatique des factures pour ETI et grandes entreprises

Einvoi aide les ETI et les grandes entreprises à contrôler des volumes élevés de factures, à relier copies et versions, à détecter doublons, conflits et corrections, puis à centraliser les décisions de plusieurs équipes et entités dans une piste d’audit explicable.

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Réforme et transmission

Facturation électronique pour TPE et PME : une préparation simple et contrôlée

Une TPE ou PME doit pouvoir recevoir dès septembre 2026, même si son obligation d’émission commence en septembre 2027. La priorité est de fiabiliser les données et le circuit de traitement.

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Réforme et transmission

Plateforme Agréée : ce qu’elle fait et ce qu’elle ne remplace pas

Une Plateforme Agréée est immatriculée par l’administration pour assurer les échanges réglementaires de factures et de données. Elle ne remplace pas le contrôle interne de l’acheteur.

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Réforme et transmission

Plateforme Agréée ou solution compatible : comment les distinguer ?

Seule une Plateforme Agréée assure les fonctions réglementaires réservées. Un logiciel compatible peut préparer, intégrer ou contrôler les données sans devenir une plateforme.

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Réforme et transmission

Un PDF envoyé par email est-il une facture électronique ?

Non, un simple PDF envoyé par email n’est pas une facture électronique au sens de la réforme française. Le flux réglementaire exige des données structurées et une Plateforme Agréée.

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Réforme et transmission

E-reporting : quelles données transmettre et comment les contrôler ?

Le e-reporting transmet à l’administration certaines données de transactions et de paiement qui ne circulent pas dans le seul e-invoicing B2B domestique.

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Réforme et transmission

Intégrer une Plateforme Agréée sans perdre le contrôle des factures

Une intégration utile transporte le document, ses identifiants, ses statuts et ses relations de correction vers les bons outils avec une responsabilité claire.

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Réforme et transmission

Comment choisir une Plateforme Agréée en 2026 ?

Une Plateforme Agréée ne se choisit pas uniquement sur son prix. Vérifiez sa couverture fonctionnelle, les formats acceptés, la gestion des statuts, l’interopérabilité, la sécurité, la réversibilité et sa capacité à servir vos entités et vos outils. Einvoi intervient ensuite comme couche indépendante de contrôle des factures reçues et des anomalies.

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Réforme et transmission

Comment utiliser l’annuaire de la facturation électronique ?

L’annuaire de la facturation électronique permet de rechercher une entreprise par SIREN, SIRET ou dénomination, d’identifier sa plateforme de réception et de consulter ses adresses électroniques de facturation. Il est utile pour vérifier qu’un destinataire est correctement référencé avant les premiers échanges obligatoires.

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Réforme et transmission

Êtes-vous prêt à recevoir des factures électroniques le 1er septembre 2026 ?

Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées devront être capables de recevoir des factures électroniques. Être prêt signifie avoir choisi une Plateforme Agréée, vérifié son inscription dans l’annuaire, testé les formats et statuts, défini les responsables internes et préparé le traitement des rejets et corrections.

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Réforme et transmission

Quelles nouvelles mentions obligatoires ajouter aux factures en 2026 ?

Quatre nouvelles mentions doivent accompagner le déploiement de la facturation électronique : le SIREN du client, la nature des opérations, l’option éventuelle pour la TVA sur les débits et l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation. Leur présence doit être contrôlée dans les données structurées, pas seulement dans le PDF visible.

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Réforme et transmission

La franchise en base de TVA dispense-t-elle de la facturation électronique ?

La franchise en base de TVA ne dispense pas automatiquement une entreprise de la réforme. Les entreprises concernées devront pouvoir recevoir des factures électroniques dès septembre 2026, même lorsqu’elles ne collectent pas la TVA, puis respecter leur calendrier d’émission. La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » reste distincte des obligations de transmission.

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Réforme et transmission

Une entreprise peut-elle utiliser plusieurs Plateformes Agréées ?

Une entreprise peut avoir besoin de plusieurs plateformes ou de plusieurs adresses de facturation selon ses entités, établissements ou flux. Cette organisation augmente toutefois le risque de recevoir plusieurs copies d’une même facture. Il faut donc définir une gouvernance claire et rapprocher les documents reçus par les différents canaux.

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Réforme et transmission

Comment changer de Plateforme Agréée sans perdre le suivi des factures ?

Changer de Plateforme Agréée ne consiste pas seulement à modifier un abonnement. Il faut préserver les factures, les statuts, les adresses d’annuaire, les historiques et les flux en cours, puis tester le basculement sans créer de doublons ni perdre de corrections. Une période de transition documentée limite les ruptures.

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Réforme et transmission

Quelle différence entre e-reporting de transaction et de paiement ?

L’e-reporting de transaction décrit les opérations qui ne relèvent pas directement de l’e-invoicing B2B français, tandis que l’e-reporting de paiement transmet certaines informations d’encaissement, notamment pour les prestations de services. Les données, les événements déclencheurs et les échéances ne sont donc pas identiques.

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Réforme et transmission

E-invoicing ou e-reporting : que faire en B2B, B2C et à l’international ?

Le traitement dépend du client et de l’opération. Le B2B domestique entre entreprises établies en France relève généralement de l’e-invoicing ; les ventes aux particuliers et certaines opérations internationales relèvent de l’e-reporting. Une matrice simple permet d’identifier le bon flux et les contrôles à appliquer.

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Réforme et transmission

Quel rôle conserve Chorus Pro dans la facturation électronique en 2026 ?

Chorus Pro reste la plateforme de référence pour les factures du secteur public. La réforme B2B privée s’appuie sur des Plateformes Agréées, mais les entreprises travaillant avec l’administration doivent continuer à maîtriser les formats, les statuts et les règles propres à Chorus Pro.

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Risques fournisseurs

Doublons, fraudes et contrôle fournisseurs

Repérez les paiements en double, les changements sensibles et les incohérences avant validation. Chaque guide propose des contrôles concrets et des preuves à conserver.

Risques fournisseurs

Détection des doublons de factures : éviter le double paiement

Un doublon n’est pas toujours un fichier identique. Il peut s’agir d’une copie multicanale, d’une saisie répétée ou d’une version corrigée mal reliée.

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Risques fournisseurs

Contrôle TVA des factures : vérifier HT, TVA et TTC

Le contrôle TVA vérifie la cohérence arithmétique, les taux, les bases, le total TTC et les différences entre représentations du même document.

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Risques fournisseurs

Comment vérifier une facture fournisseur avant paiement ?

Avant paiement, vérifiez l’identité, la référence, la date, la devise, HT, TVA, TTC, l’échéance, l’IBAN, les copies, corrections et statuts disponibles.

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Risques fournisseurs

Que faire lorsqu’une facture fournisseur a été payée deux fois ?

Lorsqu’une facture fournisseur est payée deux fois, il faut identifier le second règlement, bloquer toute nouvelle sortie, rapprocher les écritures puis demander un remboursement ou une régularisation. La prévention repose sur la détection des copies, l’unicité de la référence et la vérification des paiements déjà associés.

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Risques fournisseurs

La même facture reçue par email et par une Plateforme Agréée est-elle un doublon ?

Recevoir la même facture par email et par une Plateforme Agréée ne signifie pas nécessairement deux opérations différentes. Il faut comparer l’identité métier, le fournisseur, le numéro, la date, la devise, les montants et les statuts afin de conserver une seule histoire de facture sans déclencher un double traitement.

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Risques fournisseurs

Comment vérifier un changement d’IBAN fournisseur avant paiement ?

Un changement d’IBAN fournisseur doit être vérifié hors du canal qui a transmis la demande. Comparez l’historique, contactez un interlocuteur connu, contrôlez l’identité du fournisseur et imposez une validation séparée avant paiement. L’urgence ou la simple présence d’un nouvel IBAN sur une facture ne constitue jamais une preuve suffisante.

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Risques fournisseurs

Que faire si deux factures ont le même numéro mais des montants différents ?

Deux documents portant le même numéro mais des montants différents constituent un conflit de versions, pas un doublon ordinaire. Il faut retrouver l’original, la correction ou l’avoir, vérifier les dates et les statuts, puis choisir la version de référence avant toute comptabilisation ou paiement.

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Risques fournisseurs

Comment vérifier une date d’échéance de facture fournisseur ?

La date d’échéance doit être cohérente avec la date de facture, la date de réception, les conditions contractuelles et les délais légaux applicables. Une échéance erronée peut provoquer un paiement prématuré, un retard ou un litige. Le contrôle doit être fait avant la mise en paiement.

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Risques fournisseurs

Comment contrôler le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA d’une facture ?

Le SIREN identifie l’entreprise, le SIRET un établissement et le numéro de TVA intracommunautaire le redevable dans les échanges européens. Une erreur peut orienter la facture vers la mauvaise entité ou rendre les données structurées incohérentes. Il faut contrôler le format, la cohérence et l’entité réellement concernée.

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Risques fournisseurs

Comment vérifier un taux de TVA inhabituel sur une facture ?

Un taux de TVA inhabituel n’est pas automatiquement faux. Il peut résulter du type de bien ou service, d’une exonération, d’une auto-liquidation ou de la franchise en base. Le bon contrôle compare la base HT, le taux, le montant de TVA, le TTC et le contexte de l’opération.

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Risques fournisseurs

Comment contrôler une facture reçue sans bon de commande ?

Une facture sans bon de commande peut parfois être légitime, mais elle exige davantage de preuves : demande interne, livraison, service réalisé, approbation, fournisseur et montant. Sans ces éléments, la validation doit rester en attente plutôt que devenir une exception silencieuse.

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Risques fournisseurs

Que faire lorsqu’une facture est adressée à la mauvaise entité juridique ?

Une facture adressée à la mauvaise entité juridique ne doit pas être corrigée uniquement dans le logiciel comptable. Il faut vérifier le SIREN, le SIRET, la TVA, l’établissement bénéficiaire et le payeur, puis demander une facture rectifiée afin de conserver une piste d’audit cohérente.

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Risques fournisseurs

Comment rapprocher une facture d’acompte, une facture de solde et un paiement partiel ?

Une facture d’acompte, une facture de solde et des paiements partiels forment une seule chronologie financière. Le rapprochement doit relier les références, les montants déjà versés, la TVA, les dates et le solde restant, afin d’éviter de comptabiliser ou payer deux fois la même portion.

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Formats structurés

Factur-X, UBL, CII et XML

Comprenez les formats, profils et règles de validation des factures structurées. Diagnostiquez les écarts PDF/XML et les rejets techniques avec méthode.

Formats structurés

Factur-X, UBL ou CII : quelles différences pour votre entreprise ?

Factur-X est un format hybride PDF/XML. UBL et CII sont des syntaxes XML structurées. Tous servent l’automatisation, mais leur présentation et leur contrôle diffèrent.

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Formats structurés

Comment vérifier une facture Factur-X ?

Vérifier Factur-X signifie lire le PDF, extraire sans exécution le XML embarqué, contrôler les champs structurés et comparer les valeurs communes.

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Formats structurés

Facture rejetée et corrigée : reconstruire une chronologie fiable

Une facture rejetée reste un problème ouvert tant qu’une correction identifiable n’a pas été reçue, contrôlée et reliée à l’original.

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Formats structurés

PDF et XML Factur-X incohérents : quelle version vérifier ?

Une contradiction PDF/XML signifie que la représentation humaine et les données automatiques ne racontent pas la même facture. Elle doit être résolue explicitement.

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Formats structurés

Comment extraire le XML d’une facture Factur-X ?

Une Factur-X contient normalement un fichier XML embarqué dans un PDF/A-3. L’extraction permet d’examiner les données structurées, d’identifier le profil et de comparer le contenu XML avec le PDF visible. Il faut travailler sur une copie et vérifier ensuite que les deux représentations restent cohérentes.

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Formats structurés

Quel profil Factur-X choisir : Minimum, Basic, EN 16931 ou Extended ?

Les profils Factur-X ne transportent pas le même niveau de données. Minimum et Basic couvrent des usages limités, EN 16931 fournit le socle sémantique européen, et Extended ajoute des informations métier supplémentaires. Le bon profil dépend du niveau d’automatisation et des exigences de vos partenaires.

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Formats structurés

Contrôle EN 16931 : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Une facture EN 16931 peut être bien formée en XML tout en échouant aux règles métier. Les erreurs fréquentes concernent les codes, les unités, les totaux, la TVA, les dates, les références et les arrondis. La validation doit combiner schéma, Schematron et contrôle de cohérence métier.

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Formats structurés

Factur-X et PDF/A-3 : comment vérifier la conformité ?

Factur-X repose sur un PDF/A-3 qui contient un XML structuré et des métadonnées cohérentes. Vérifier uniquement que le PDF s’ouvre ne suffit pas. Il faut contrôler la conformité PDF/A, la présence et le nom du XML, le profil déclaré et la correspondance entre le lisible et les données.

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Formats structurés

Quelle différence entre UBL Invoice et UBL CreditNote ?

UBL Invoice représente une facture, tandis qu’UBL CreditNote représente un avoir. Les éléments racines, les signes, les références et l’effet financier diffèrent. Confondre les deux peut fausser les soldes et empêcher le rapprochement avec la facture d’origine.

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Formats structurés

Pourquoi un XML de facture est-il rejeté alors qu’il s’ouvre correctement ?

Un XML peut s’ouvrir dans un navigateur tout en étant invalide pour la facturation électronique. La syntaxe peut être correcte alors que le namespace, le schéma XSD, les règles Schematron, les codes ou les totaux sont incorrects. Le diagnostic doit identifier la couche exacte qui échoue.

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Formats structurés

Que signifient les statuts d’une facture électronique ?

Les statuts décrivent le parcours de la facture : dépôt, réception, rejet, refus, approbation, mise en paiement ou encaissement selon le flux. Leur interprétation permet de distinguer une erreur technique, un désaccord métier et une facture réellement traitée, puis de relier la correction au bon événement.

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Fin de période

Clôture et rapprochement

Fiabilisez les soldes fournisseurs, les avoirs, les paiements et les justificatifs. Avancez vers la clôture avec des checklists et des rapprochements explicables.

Fin de période

Préparation de clôture : savoir ce qui est prêt et ce qui bloque

La préparation documentaire de clôture consiste à vérifier que les factures, versions, avoirs et statuts sont complets et que les anomalies importantes ont un responsable.

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Fin de période

Comment retrouver la facture liée à un avoir non rapproché ?

Un avoir non rattaché peut masquer une facture annulée, une remise, un retour ou un trop-payé. Le rapprochement s’appuie sur le fournisseur, la référence de la facture d’origine, la période, les montants et le motif. Sans ce lien, le solde fournisseur et la TVA peuvent rester incohérents.

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Fin de période

Comment repérer une facture fournisseur manquante avant la clôture ?

Une facture fournisseur manquante se repère en croisant les relevés fournisseurs, commandes, réceptions, paiements, prélèvements et documents déjà reçus. L’objectif n’est pas seulement de demander un duplicata, mais de comprendre si la charge appartient à la période et si un autre document ou avoir existe déjà.

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Fin de période

Quelle checklist utiliser pour clôturer les comptes fournisseurs ?

Une clôture fournisseurs fiable vérifie les doublons, factures non parvenues, avoirs, paiements, lettrages, relevés fournisseurs, rejets et pièces justificatives. La meilleure checklist attribue chaque exception à un responsable et distingue ce qui bloque la clôture de ce qui peut être suivi après.

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Fin de période

Comment rapprocher un relevé fournisseur avec les factures et paiements ?

Le rapprochement d’un relevé fournisseur compare chaque ligne avec les factures, avoirs et paiements présents dans l’entreprise. Les références sont prioritaires, puis les montants, dates et fournisseurs. Les écarts révèlent souvent des factures manquantes, des avoirs oubliés ou des règlements mal affectés.

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Fin de période

Que faire lorsqu’un paiement fournisseur n’a pas de facture associée ?

Un paiement sans facture associée peut correspondre à un acompte, un prélèvement, une commission, un remboursement ou une pièce manquante. Il faut identifier le fournisseur, le montant, la date et le motif, puis obtenir un justificatif ou relier le paiement au bon document avant la clôture.

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Fin de période

Comment repérer les factures non parvenues avant la clôture ?

Les factures non parvenues concernent des biens ou services reçus pendant la période alors que la facture n’est pas encore disponible. Leur détection s’appuie sur les commandes, réceptions, contrats, relevés et paiements. Le contrôle du cut-off évite de rattacher la charge au mauvais exercice.

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Fin de période

Comment détecter un avoir fournisseur non comptabilisé ?

Un avoir fournisseur non comptabilisé peut maintenir une dette trop élevée, masquer un remboursement attendu ou provoquer un double paiement. Le contrôle compare les relevés fournisseurs, les factures annulées, les retours, les règlements et les soldes débiteurs afin de rattacher l’avoir à la bonne opération.

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Fin de période

Comment rapprocher une facture fournisseur avec son paiement ?

Le rapprochement facture-paiement relie une ou plusieurs factures à un ou plusieurs règlements. Les cas simples sont automatisables, mais les paiements partiels, groupés, nets de commissions ou portant sur des montants identiques exigent des règles et une validation explicable.

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Métiers

Guides par secteur

Adaptez les contrôles aux réalités du BTP, du commerce, de l’hôtellerie, des associations et du transport. Retrouvez les points de vigilance propres à chaque activité.

Métiers

Comment contrôler les factures fournisseurs dans le BTP ?

Dans le BTP, le contrôle des factures doit relier chantiers, situations, commandes, livraisons, sous-traitants, retenues et avoirs. Les mêmes montants peuvent se répéter d’un mois à l’autre, ce qui rend la détection des versions, des doublons et des écarts particulièrement importante.

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Métiers

Comment contrôler les factures d’une entreprise e-commerce ?

Une entreprise e-commerce reçoit des factures de fournisseurs, marketplaces, transporteurs, prestataires et acteurs internationaux. Les commissions, devises, imports, écarts de stock et règles de TVA créent des rapprochements complexes. Un contrôle centralisé évite les doubles enregistrements et les frais mal affectés.

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Métiers

Comment contrôler les factures fournisseurs en restauration et hôtellerie ?

Les restaurants et hôtels traitent de nombreuses livraisons, variations de prix, avoirs et factures récurrentes provenant de multiples fournisseurs ou établissements. Le contrôle doit rapprocher les documents, quantités, taux de TVA, dates et sites avant validation.

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Métiers

Comment sécuriser les factures et justificatifs d’une association ?

Une association doit pouvoir expliquer chaque dépense à ses dirigeants, financeurs et contrôleurs. Les factures, justificatifs, projets, subventions et décisions doivent rester reliés et traçables, même lorsque plusieurs bénévoles ou salariés transmettent les documents.

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Métiers

Comment contrôler les factures dans le transport et la logistique ?

Dans le transport et la logistique, les factures combinent carburant, péages, sous-traitance, surcharges, livraisons et opérations multi-entités. Le rapprochement des preuves, montants, dates, véhicules ou missions permet de détecter les doublons et les écarts avant paiement.

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Organisation du contrôle

Contrôle automatique et organisation

Structurez un contrôle fournisseurs régulier, lisible et proportionné à vos volumes. Découvrez comment automatiser les cas nets tout en gardant la décision humaine.

Organisation du contrôle

Contrôle automatique des factures : détecter, expliquer et résoudre

Le contrôle automatique compare les identifiants, montants, taxes, sources, statuts et versions afin de ne présenter aux équipes que les anomalies utiles.

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Organisation du contrôle

Un logiciel pour garder le contrôle de vos factures fournisseurs

Un logiciel de contrôle fournisseur complète la comptabilité : il rassemble les sources, détecte les anomalies avant paiement et suit leur résolution.

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