Guides Einvoi
Doublons, fraudes et contrôle fournisseurs
Mettez en place des contrôles concrets pour détecter les doublons, les changements sensibles et les incohérences fournisseurs avant validation ou paiement.
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Risques fournisseurs
Détection des doublons de factures : éviter le double paiement
Un doublon n’est pas toujours un fichier identique. Il peut s’agir d’une copie multicanale, d’une saisie répétée ou d’une version corrigée mal reliée.
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Contrôle TVA des factures : vérifier HT, TVA et TTC
Le contrôle TVA vérifie la cohérence arithmétique, les taux, les bases, le total TTC et les différences entre représentations du même document.
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Comment vérifier une facture fournisseur avant paiement ?
Avant paiement, vérifiez l’identité, la référence, la date, la devise, HT, TVA, TTC, l’échéance, l’IBAN, les copies, corrections et statuts disponibles.
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Que faire lorsqu’une facture fournisseur a été payée deux fois ?
Lorsqu’une facture fournisseur est payée deux fois, il faut identifier le second règlement, bloquer toute nouvelle sortie, rapprocher les écritures puis demander un remboursement ou une régularisation. La prévention repose sur la détection des copies, l’unicité de la référence et la vérification des paiements déjà associés.
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La même facture reçue par email et par une Plateforme Agréée est-elle un doublon ?
Recevoir la même facture par email et par une Plateforme Agréée ne signifie pas nécessairement deux opérations différentes. Il faut comparer l’identité métier, le fournisseur, le numéro, la date, la devise, les montants et les statuts afin de conserver une seule histoire de facture sans déclencher un double traitement.
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Comment vérifier un changement d’IBAN fournisseur avant paiement ?
Un changement d’IBAN fournisseur doit être vérifié hors du canal qui a transmis la demande. Comparez l’historique, contactez un interlocuteur connu, contrôlez l’identité du fournisseur et imposez une validation séparée avant paiement. L’urgence ou la simple présence d’un nouvel IBAN sur une facture ne constitue jamais une preuve suffisante.
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Que faire si deux factures ont le même numéro mais des montants différents ?
Deux documents portant le même numéro mais des montants différents constituent un conflit de versions, pas un doublon ordinaire. Il faut retrouver l’original, la correction ou l’avoir, vérifier les dates et les statuts, puis choisir la version de référence avant toute comptabilisation ou paiement.
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Comment vérifier une date d’échéance de facture fournisseur ?
La date d’échéance doit être cohérente avec la date de facture, la date de réception, les conditions contractuelles et les délais légaux applicables. Une échéance erronée peut provoquer un paiement prématuré, un retard ou un litige. Le contrôle doit être fait avant la mise en paiement.
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Comment contrôler le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA d’une facture ?
Le SIREN identifie l’entreprise, le SIRET un établissement et le numéro de TVA intracommunautaire le redevable dans les échanges européens. Une erreur peut orienter la facture vers la mauvaise entité ou rendre les données structurées incohérentes. Il faut contrôler le format, la cohérence et l’entité réellement concernée.
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Comment vérifier un taux de TVA inhabituel sur une facture ?
Un taux de TVA inhabituel n’est pas automatiquement faux. Il peut résulter du type de bien ou service, d’une exonération, d’une auto-liquidation ou de la franchise en base. Le bon contrôle compare la base HT, le taux, le montant de TVA, le TTC et le contexte de l’opération.
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Comment contrôler une facture reçue sans bon de commande ?
Une facture sans bon de commande peut parfois être légitime, mais elle exige davantage de preuves : demande interne, livraison, service réalisé, approbation, fournisseur et montant. Sans ces éléments, la validation doit rester en attente plutôt que devenir une exception silencieuse.
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Que faire lorsqu’une facture est adressée à la mauvaise entité juridique ?
Une facture adressée à la mauvaise entité juridique ne doit pas être corrigée uniquement dans le logiciel comptable. Il faut vérifier le SIREN, le SIRET, la TVA, l’établissement bénéficiaire et le payeur, puis demander une facture rectifiée afin de conserver une piste d’audit cohérente.
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Comment rapprocher une facture d’acompte, une facture de solde et un paiement partiel ?
Une facture d’acompte, une facture de solde et des paiements partiels forment une seule chronologie financière. Le rapprochement doit relier les références, les montants déjà versés, la TVA, les dates et le solde restant, afin d’éviter de comptabiliser ou payer deux fois la même portion.
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