Conditions générales d’utilisation et de vente

1. Objet et champ d’application

Einvoi est un service numérique indépendant de contrôle et de rapprochement des factures professionnelles. Il aide les TPE, PME, ETI, grandes entreprises et leurs équipes financières, comptables ou administratives à repérer des anomalies, relier des copies et suivre les exceptions avant validation, paiement ou clôture.

Les présentes conditions s’appliquent à l’accès au site, à la création d’un compte et à l’utilisation du service. Elles forment le cadre de l’offre gratuite actuelle. Toute souscription payante future donnera lieu à une information contractuelle complémentaire avant sa conclusion.

2. Accès professionnel, comptes et organisations

Le service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité. La personne qui crée un compte déclare être habilitée à agir pour l’organisation concernée et fournit des informations exactes, notamment sur son identité, son adresse électronique et, lorsqu’il est demandé, le SIREN de l’entreprise.

Chaque utilisateur protège ses identifiants, utilise un mot de passe robuste et signale sans délai tout accès suspect. Les rôles et droits attribués au sein d’une organisation doivent correspondre aux missions réelles des membres. L’organisation répond des invitations et accès qu’elle accorde.

3. Documents et données fournis par le client

Le client garantit qu’il est autorisé à sélectionner, importer et analyser les documents et données qu’il utilise dans Einvoi. Il veille à ne pas traiter de contenu illicite, sans rapport avec le service ou excédant les droits de ses fournisseurs, salariés, clients ou autres tiers.

Lorsque l’architecture locale le prévoit, les octets bruts et champs de facture sont lus dans la mémoire du navigateur par un composant isolé. Ils ne sont pas envoyés au serveur pour réaliser l’analyse. Des données limitées peuvent néanmoins être traitées côté serveur : compte, organisation, droits, consommation agrégée, empreintes non lisibles de factures, métadonnées de projets ou rapports et journaux de sécurité.

4. Fonctionnement du service et limites

Selon les fonctions effectivement disponibles, Einvoi accepte des PDF, Factur-X, UBL, CII, XML, CSV et XLSX. Un PDF sans données structurées exploitables peut être déclaré non vérifiable ; aucun OCR distant n’est utilisé. Les feuilles de calcul contenant des formules, macros ou contenus externes actifs peuvent être refusées.

Le service peut notamment rapprocher des copies multicanales, détecter des doublons ou versions contradictoires, comparer HT, TVA et TTC, contrôler la cohérence PDF/XML, relier rejet, correction, avoir et paiement, et produire un historique ou des éléments de preuve. Risk Score, Close Readiness, Rules Memory et les workflows d’exception sont fournis uniquement lorsqu’ils sont effectivement disponibles.

5. Essai gratuit et offres

L’Essai gratuit comprend 30 identités de facture uniques au total par entreprise. Il commence lors de la première analyse facturable réussie et reste utilisable pendant 30 jours, dans la limite des 30 unités. Il ne se renouvelle ni mensuellement ni annuellement. Une copie exacte, un réimport ou une nouvelle analyse d’une facture déjà reconnue ne consomme pas une unité supplémentaire.

Le catalogue canonique présente les offres Solo, Pro, Team, Scale et un calcul Enterprise séparé. Les capacités, prix indicatifs et fonctions à jour sont affichés sur la page Tarifs. Leur sélection enregistre actuellement un intérêt ; elle ne crée ni paiement, ni abonnement, ni droit payant.

L’Audit ponctuel, lorsqu’il est proposé après le refus explicite d’une offre mensuelle, constitue une prestation unique sans renouvellement. Il ne fait pas partie de la grille principale et n’est pas activable tant que les paiements restent indisponibles.

6. Paiements et facturation futurs

Les paiements en ligne ne sont pas activés. Lorsque cette possibilité sera ouverte, l’identité du vendeur contractuel, les prix HT, la TVA ou les taxes applicables, le cycle mensuel ou annuel, le renouvellement, l’annulation, les changements d’offre, les échecs de paiement et les modalités de facturation seront présentés avant la souscription.

Les délais de règlement seront indiqués dans l’offre et sur la facture, dans les limites légales applicables aux relations entre professionnels. Sauf disposition plus précise valablement convenue, le taux des pénalités de retard sera celui de l’opération de refinancement la plus récente de la Banque centrale européenne majoré de dix points. Les pénalités seront exigibles le lendemain de l’échéance, sans rappel. S’ajouteront l’indemnité forfaitaire légale de 40 € pour frais de recouvrement et, sur justificatifs, les frais supplémentaires effectivement exposés lorsque la loi le permet.

7. Confidentialité

Chaque partie protège les informations non publiques reçues dans le cadre du service et limite leur accès aux personnes qui en ont besoin. Cette obligation ne couvre pas les informations déjà publiques, obtenues légitimement d’un tiers ou dont la communication est imposée par la loi. Le traitement des données personnelles est détaillé dans la Politique de confidentialité.

8. Propriété intellectuelle

Le service, son interface, ses textes, sa marque, ses méthodes, ses règles et son code restent protégés par les droits applicables. Le client conserve ses droits sur ses données et documents. Il reçoit un droit personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée de son accès pour utiliser Einvoi conformément aux présentes conditions.

9. Usages interdits

Il est notamment interdit :

• de contourner les quotas, contrôles d’accès ou mesures de sécurité ;
• d’extraire massivement, revendre ou copier le service ;
• de rechercher des vulnérabilités sans autorisation préalable ;
• d’importer des fichiers malveillants ou des données sans droit ;
• d’utiliser les résultats pour tromper, frauder ou nuire à un tiers.

10. Disponibilité, maintenance et évolution

Einvoi recherche une disponibilité raisonnable, sans garantir un accès continu ni exempt d’erreur. Des interruptions peuvent être nécessaires pour la maintenance, la sécurité ou l’évolution du service. Les fonctions peuvent être améliorées, remplacées ou retirées lorsque cela ne prive pas abusivement le client d’un engagement en cours.

Les connecteurs vers une Plateforme Agréée, une boîte email, un ERP, un logiciel comptable, une API, des webhooks, un assistant IA ou un prestataire de paiement ne sont utilisés que lorsque le client active la fonction correspondante et qu’elle est réellement disponible. Les conditions propres à chaque intégration sont alors communiquées.

11. Suspension, résiliation et fermeture du compte

L’accès peut être suspendu en cas de risque de sécurité, d’usage illicite, de violation grave des présentes conditions ou, à l’avenir, d’impayé. Lorsque la situation le permet, Einvoi informe le client et lui laisse un délai raisonnable pour corriger le manquement.

Le client peut demander la fermeture de son compte. Avant cette fermeture, il lui appartient d’exporter les rapports ou éléments dont il a besoin. La fermeture met fin à l’accès et entraîne la suppression ou l’anonymisation des données selon leur nature, sous réserve des obligations légales, de la sécurité et de la défense de droits en justice.

12. Responsabilité et absence de garantie exhaustive

Les contrôles sont déterministes et explicables, mais ils dépendent de la qualité, de l’exhaustivité et du contexte des documents fournis. Einvoi ne garantit pas de détecter toutes les erreurs, fraudes, incohérences comptables, fiscales ou juridiques. Un résultat faible ou l’absence d’alerte ne vaut jamais approbation d’une facture.

Dans les limites permises par la loi, l’éditeur ne répond que des dommages directs, prévisibles et prouvés qui résultent d’un manquement qui lui est imputable. Il ne répond pas d’une décision prise sans vérification humaine, d’un document incomplet ou falsifié, d’un service tiers, ni d’une perte évitable par une sauvegarde ou un export raisonnable. Aucune limitation ne s’applique en cas de faute lourde, dol, atteinte corporelle ou autre responsabilité que la loi interdit de limiter.

13. Force majeure, modifications et contact

Aucune partie n’est responsable d’un retard causé par un événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens du droit applicable. Une modification substantielle des conditions sera signalée par un moyen adapté avant son entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation après cette date vaut acceptation lorsque la loi le permet.

Les règles impératives applicables demeurent réservées. Les parties cherchent d’abord une solution amiable ; à défaut, le litige relève de la juridiction compétente selon les règles de procédure applicables. Contact : support@einvoi.com.