Formatentscheidung
XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format passt?
XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei; ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten CII-Daten.
Der Empfänger und der Prozess bestimmen das Format.
Öffentliche Auftraggeber geben häufig XRechnung und zusätzliche Adressierungsdaten vor. Im B2B kann ein EN-16931-konformes ZUGFeRD-Profil den strukturierten Datensatz mit einem direkt lesbaren PDF verbinden.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
| Situation | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber | Häufig vorgegeben; Empfangsvorgaben beachten | Nur wenn der Empfänger das passende Profil akzeptiert |
| B2B | Als strukturierte E-Rechnung geeignet | EN-16931-Profil als hybride E-Rechnung geeignet |
| Direkt menschlich lesbar | Nein, XML benötigt Darstellung | Ja, sichtbares PDF/A-3 enthalten |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| PDF vorhanden | Nein | Ja |
| EN 16931 | Deutsche CIUS der EN 16931 | EN-16931-Profil verfügbar |
Welches Format brauche ich?
Prüfen Sie zuerst die verbindliche Empfangsvorgabe. Gibt der Kunde XRechnung, Buyer Reference oder einen bestimmten Übertragungsweg vor, ist diese Vorgabe maßgeblich. Ohne spezielle Vorgabe kann die hybride Lesbarkeit von ZUGFeRD im B2B praktisch sein.
Kann ein PDF eine E-Rechnung sein?
Ein normales PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung. Bei ZUGFeRD steckt der maschinenlesbare CII-Datensatz im PDF/A-3-Container.
PDF und E-Rechnung genau unterscheiden →Was passiert bei einem Widerspruch zwischen PDF und XML?
Die Werte sollen identisch sein. Nach aktueller BMF-Verwaltungspraxis sind die strukturierten Daten für die umsatzsteuerliche Einordnung maßgeblich. Ein Widerspruch muss vor der Verarbeitung geklärt werden.
Fiktives Rechnungsbeispiel
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.475,60 €
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.457,60 €
Wie prüfe ich eine erhaltene Rechnung?
- Format erkennen.XML oder hybrides PDF/A-3 sicher einordnen.
- Struktur validieren.Profil, Kennungen und Geschäftsregeln prüfen.
- Werte abgleichen.Netto, Steuer, Brutto und Parteien vergleichen.
- Fall zuordnen.Dublette, Korrektur oder Gutschrift erkennen.
Mit Einvoi kontrollieren
Vorhandene Rechnung kontrollieren
Importieren Sie Ihre Rechnung in Einvoi und prüfen Sie Format, Beträge sowie mögliche PDF/XML-Abweichungen.