PDF und strukturierte Daten
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF allein ist nach § 14 UStG keine E-Rechnung, weil ihm strukturierte, automatisch verarbeitbare Rechnungsdaten fehlen.
Maschinenlesbare Rechnungsdaten machen den Unterschied.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und automatisch verarbeitet werden können.
Normales PDF, XML und hybrides ZUGFeRD
Direkt lesbar, aber ohne strukturierten Rechnungsdatensatz.
Maschinenlesbare Daten, zum Beispiel als XRechnung.
Sichtbild und eingebettete CII-Daten in einem Beleg.
Warum strukturierte Daten wichtig sind
Strukturierte Felder erlauben die automatische Verarbeitung von Parteien, Rechnungsnummer, Positionen, Steuer und Summen. Ein visuelles PDF erfordert dagegen zusätzliche Extraktion und bietet keine identische Feldstruktur.
Was Empfänger kontrollieren sollten
Ist XML vorhanden oder im PDF/A-3 eingebettet?
Entspricht die strukturierte Datei der vereinbarten Spezifikation?
Stimmen Netto, Umsatzsteuer und Brutto in allen Darstellungen?
Gehört die Datei zu einer neuen Rechnung, Dublette oder Korrektur?
PDF und XML dürfen sich nicht widersprechen
Bei einer hybriden Rechnung gehören Sichtbild und strukturierter Datensatz zusammen. Unterschiedliche Identitäten oder Beträge sind ein konkreter Prüfhinweis.
Fiktives Rechnungsbeispiel
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.475,60 €
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.457,60 €
Mit Einvoi kontrollieren
PDF und strukturierte Rechnungsdaten prüfen
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