Definition und Praxis
Was ist eine E-Rechnung in Deutschland?
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Ein normales PDF allein ist keine strukturierte E-Rechnung.
Strukturierte XML-Daten sind entscheidend. Ein hybrides ZUGFeRD verbindet diese Daten mit einem sichtbaren PDF/A-3.
PDF und E-Rechnung vergleichen →Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
XML-Daten in einem EN-16931-konformen Format, zum Beispiel XRechnung oder einem geeigneten ZUGFeRD-Profil.
Visuell lesbar, aber ohne den geforderten strukturierten Datensatz nicht automatisch als E-Rechnung einzuordnen.
Was gilt seit dem 1. Januar 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsregeln bis Ende 2026 und – bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz – bis Ende 2027 betreffen die Ausstellung sonstiger Rechnungen.
Fristen und Umsatzgrenze prüfen →Welche Formate praktisch relevant sind
XML in UBL- oder CII-Syntax mit deutscher CIUS.
→Hybrider RechnungsbelegZUGFeRDPDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten CII-Daten.
→Semantische GrundlageEN 16931Europäisches Datenmodell für elektronische Rechnungen.
→Welche Daten bei Widersprüchen maßgeblich sind
Bei hybriden Formaten müssen sichtbare PDF-Darstellung und strukturierter Datensatz inhaltlich übereinstimmen. Für die umsatzsteuerliche Einordnung einer E-Rechnung sind nach der aktuellen BMF-Verwaltungspraxis die strukturierten Daten maßgeblich; Abweichungen müssen deshalb sichtbar geprüft werden.
Fiktives Rechnungsbeispiel
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.475,60 €
- Netto
- 1.240,00 €
- Umsatzsteuer
- 235,60 €
- Brutto
- 1.457,60 €
Praktische Checkliste für den Rechnungseingang
Ist die strukturierte Datei technisch lesbar und für den Prozess geeignet?
Sind Aussteller, Empfänger und elektronische Identifikatoren plausibel?
Stimmen Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Rundung rechnerisch überein?
Ist der Eingang neu, eine Dublette, Korrektur oder Gutschrift?
Wie Einvoi eine erhaltene E-Rechnung kontrolliert
Einvoi liest vorhandene Rechnungsdaten lokal ein, führt Quellen und Versionen zusammen und prüft Beträge. Jeder Hinweis nennt die betroffenen Werte und den Anlass der Prüfung.
Mit Einvoi kontrollieren
E-Rechnung vor der Verarbeitung prüfen
Importieren Sie PDF, ZUGFeRD oder strukturierte XML-Dateien und kontrollieren Sie Beträge, Versionen und mögliche Dubletten.